Mails automatisch verwerken en bestanden opslaan

Het verwerken van e-mails is voor veel mensen een klus die elke dag terugkomt en ongemerkt veel tijd kost.

Er komt een mail binnen.
Er zit een bijlage bij.
Iemand opent de mail.
Bekijkt het bestand.
Zoekt de juiste map.
Slaat de bijlage op.
En verplaatst daarna de mail.

Dat is op zich geen moeilijk werk.

Maar als het elke dag terugkomt, kost het veel tijd.

En hoe drukker de mailbox wordt, hoe groter de kans dat iets blijft liggen of verkeerd wordt opgeslagen.

Terugkerend werk hoort niet in je hoofd te zitten

In veel bedrijven weet één collega precies waar alles hoort.

Welke bijlage naar welke map moet.
Welke klant bij welk document hoort.
Welke mail bewaard moet blijven.
En welke mail naar een andere map mag.

Dat werkt zolang die collega er is.

Maar het is niet ideaal.

Want eigenlijk zit er dan veel kennis in iemands hoofd, terwijl het gewoon vaste logica is.

En het mooie is: vaste logica kun je vaak automatiseren.

Wat brepp dan doet

brepp helpt om dit soort mailboxwerk slimmer in te richten.

Bijvoorbeeld voor een administratie-mailbox, info-mailbox of algemene mailbox.

Een mail komt binnen in Outlook.
De automatisering kijkt met behulp van AI wat voor mail het is.
Bijlagen worden opgeslagen in de juiste SharePoint-map.
Waar nodig wordt informatie doorgestuurd naar een facturatiesysteem of ander systeem.
De mail krijgt een label.
En als alles duidelijk is, wordt de mail verplaatst naar de juiste Outlook-map.

Zo blijft de mailbox rustiger.

En bestanden komen sneller op de juiste plek terecht.

Een simpel voorbeeld

Stel dat er dagelijks documenten binnenkomen voor verschillende bedrijven of klanten.

Bijvoorbeeld:

• facturen
• certificaten
• rapporten
• uitslagen
• bestellingen

Normaal moet iemand per mail bepalen waar het bestand hoort.

Met mailbox automatisering kan dat grotendeels vanzelf.

De automatisering kijkt bijvoorbeeld naar de afzender, het onderwerp, de bestandsnaam en soms ook naar de inhoud van de bijlage.

Daarna wordt de mail alleen verwerkt als duidelijk is wat ermee moet gebeuren.

Niet alles zomaar automatisch doen

Automatisering moet helpen.

Niet voor extra gedoe zorgen.

Daarom werkt brepp met een simpele regel:

bij twijfel niets doen.

Als een mail niet duidelijk genoeg is, blijft hij gewoon in de inbox staan.

Dat is belangrijk.

Want een mail die verkeerd wordt verplaatst, of een bestand dat in de verkeerde map terechtkomt, kost vaak meer tijd dan wanneer iemand het handmatig verwerkt.

Goede automatisering is dus niet blind alles wegwerken.

Goede automatisering doet alleen iets als het echt klopt.

Waar AI slim kan helpen

Soms is een mail makkelijk te herkennen.

Bijvoorbeeld door een vaste afzender of een duidelijke bestandsnaam.

Maar soms staat de belangrijkste informatie in een PDF. Of moet je juist meerdere dingen combineren, zoals afzender, onderwerp, bestandsnaam en inhoud.

Dan is een simpele regel vaak niet genoeg.

AI kan dan helpen om naar meer context te kijken.

Niet als losse 'chat', maar als onderdeel van het proces.

AI kan bijvoorbeeld helpen bepalen:

• voor welk bedrijf of welke klant de mail is
• wat voor document het is
• welke informatie in de bijlage belangrijk is
• hoe zeker de uitkomst is

Alleen als die zekerheid hoog genoeg is, gaat de automatisering verder.

Is het niet zeker genoeg?
Dan blijft de mail staan.

Gewoon binnen Microsoft 365

Het mooie is dat dit vaak gewoon kan met de tools die bedrijven al gebruiken.

Outlook voor de mailbox.
SharePoint voor bestanden.
Power Automate voor de vaste stappen.
AI voor herkenning waar dat nodig is.

Er hoeft dus niet meteen een groot nieuw systeem bij.

Het bestaande werkproces wordt slimmer gemaakt.

Dat past goed bij bedrijven die vooral praktisch willen automatiseren.

Klein beginnen werkt vaak het beste

Een mailbox hoeft niet in één keer volledig automatisch te worden.

Sterker nog: dat is meestal niet slim.

Beter is om te starten met de meest voorkomende mails.

Bijvoorbeeld één mailbox.
Een paar vaste documenttypes.
Een paar duidelijke mappen.
En daarna stap voor stap uitbreiden.

Zo blijft het overzichtelijk.

En je ziet snel waar de meeste winst zit.

Voor welke bedrijven is dit handig?

Mailbox automatisering is vooral handig voor bedrijven die veel terugkerende mails ontvangen.

Bijvoorbeeld via:

• administratie@
• info@
• planning@
• facturen@
• bestellingen@
• support@

Zeker als daar vaak bijlagen bij zitten die moeten worden opgeslagen.

Denk aan administratie, productie, handel, retail, advies en dienstverlening.

Maar eigenlijk is mailbox automatisering breder toepasbaar.

Overal waar veel mails binnenkomen, bijlagen worden opgeslagen of informatie moet worden doorgestuurd, kan dit helpen.

Wat levert het op?

De winst zit vooral in rust.

Minder zoeken.
Minder handmatig opslaan.
Minder fouten.
Minder volle inboxen.
Minder afhankelijkheid van één persoon.

Bestanden staan sneller op de juiste plek.

En medewerkers houden tijd over voor werk dat meer aandacht vraagt.

Hoe brepp helpt

brepp kijkt eerst naar hoe het werk nu loopt.

Welke mails komen er binnen?
Welke bijlagen moeten worden opgeslagen?
Welke mappen worden gebruikt?
Waar gaat het vaak mis?
Welke stappen kunnen veilig automatisch?

Daarna bouwen we een oplossing die past bij het bedrijf.

Slim genoeg om later uit te breiden.

De kern

Veel bedrijven verliezen tijd in de mailbox.

Niet omdat het werk ingewikkeld is.

Maar omdat dezelfde handelingen steeds opnieuw gebeuren.

Mailbox automatisering haalt dat herhaalwerk eruit.

Mails worden beter herkend.
Bestanden worden automatisch opgeslagen.
De inbox blijft overzichtelijker.
En bij twijfel blijft de mens gewoon aan zet.

Dat is precies waar brepp bij helpt.

Slimmer werken met de tools die je vaak al hebt.

Wil je weten of dit ook voor jouw mailbox kan?

Gebruik je Outlook, SharePoint of Microsoft 365 en komen er veel terugkerende mails of bijlagen binnen?

Dan kan mailbox automatisering een mooie eerste stap zijn.

Bekijk ook de pagina over automatisering met brepp.

Of neem contact op, dan kijken we samen waar jouw mailbox slimmer kan.